Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer) - Nr. Jernløse Børnehus

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer.

Der ligger en mappe i låst arkivskab med oplysninger på forældre og kontakter.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til Charlotte Kayser

Charlotte Kayser kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder Christian Oxbøll

Charlotte Kayser eller Christian Oxbøll kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

72 36 43 77 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 12 34.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

  • fiberforbindelser
  • telefoniplatform
  • netværk
  • Office365 (generelt).

Opgaver
  • Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
  • Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
  • Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

 
  • Mappe i låst arkivskab med oplysninger på kontakter.
  • Nedskrive hvilke børn der er i Huset på hver stue.

Ledelse og organisation

Alle enheder/arbejdspladser udpeger en lokal krisestab. Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformation. Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.  

  • Charlotte Kayser eller dennes nærmeste leder Christian Oxbøll koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
  • Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.

I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Charlotte Kayser vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Charlotte Kayser eller Christian Oxbøll

  • varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
  • varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontaktoplysninger

Kontaktoplysninger på:

Pædagogisk leder Charlotte Kayser

Telefon: 72 36 29 33 , E-mail: chska@holb.dk

Områdeleder Christian Oxbøll 72 36 63 21

  • Kommunens IT-afdeling: 72 36 43 77/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 12 34.
  • Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller: 72 36 20 62, kmoll@holb.dk
  • Alternativt leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 72 36 36 73, lasso@holb.dk

Evt. andre opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

"Dobbeltlås-princippet" - Fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum.