Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+24 timer) - gældende for Stestrup Børnegård

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer (såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA, TRIO, Assemble/NemPlads) er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger, såsom elektronisk dokumentation, børnelister, kontaktoplysninger (fx på forældre), oplysninger om medicinering (BSC/Undløse) o.l.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

• ’Ind- og udtjekning’/overblik over tilstedeværende antal børn, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer (fx brand).
• Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende - hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?
• Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data (forslag):

• Fysiske udskrifter der gemmes bag ’dobbelt lås’ og opdateres med jævne mellemrum.
• Brug af en ekstern harddisk, der automatisk laver back-up af relevante data.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen gisma@holb.dk   72 36 76 91.

Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder (områdeleder Christian Oxbøll 72 36 63 21

Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

• Der er fysiske stamkort på kontoret i kontorbygningen i det hvide chartek skab.

  Enhederne bør overveje følgende:

  • Hvordan tilgås /indhentes nødvendige oplysninger om børnene/de unge, når/hvis kritiske systemer er ’nede’?
  • Overblik over børnene – hvordan?
  • Adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om børn og forældre – hvordan?
  • Medicinhåndtering – hvordan sikres adgangen til disse oplysninger?

Ledelse og organisation

Pædagogisk leder og områdeleder Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformation. Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.

• Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen  eller dennes nærmeste leder (områdeleder Christian Oxbøll) koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen  sørger for at holde medarbejderne orienteret.

I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: Gitte Stavensø Mathiasen informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen eller områdeleder Christian Oxbøll:

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Bemanding og udstyr

Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan

Kontaktoplysninger

Kontaktoplysninger på:

• Pædagogisk leder Gitte Stavensø Mathiasen
• Områdeleder Christian Oxbøll
• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234.
• Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller: 7236 2062, kmoll@holb.dk
• Leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 72 36 36 73, lasso@holb.dk

Evt. andre opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

’ Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum).

Opdatering/ændring

Opdateret af Lærke Christiansson den 12-10-2023