Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+ 24 timer)

Indsatsplan ved længerevarende IT-nedbrud (+24 timer) - gældende for Vipperød Børnegård

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasses den enkelte enhed efter behov.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til den stedlige leder Flemming Olesen, 7236 8155.

Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder kontakter nærmeste leder Niels Christian Oxbøll, 7236 6321, nieox@holb.dk

Den stedlige eller nærmeste leder kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud; dels for at orientere om problemet, og for at finde ud af, hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på

7236 4377 eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/Vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på 72 36 1234.

It-vagten/Vagttelefonen omfatter udelukkende kritisk IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

• fiberforbindelser
• telefoniplatform
• netværk
• Office365 (generelt).

Opgaver

• Forsøg at afdække årsager til og omfanget af problemet.
• Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages [Pasning af børn op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for børn og unge – også i krisesituationer].
• Børn/unge med særlige behov skal sikres – fx ift. vigtig medicin.

Handling

• Hvis Aula er ude af drift om morgenen udfyldes kom-/gåliste for gruppen. Kortet udfyldes sammen med forældre og skal indeholde:
  Navn, mobil mor/far, kom kl. gå kl.
• Medicinhåndtering – medarbejdere i afdelingen er bekendt med særlige medicinske forhold og instruks opbevares i medicinskabet sammen med medicinen.

Ledelse og organisation

Alle enheder/arbejdspladser udpeger en lokal krisestab. Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og kontaktinformation. Se ’Delplan for Læring og Trivsel’ for uddybelse af rollerne.

• Den stedlige leder eller dennes nærmeste leder Niels Christian Oxbøll, 7236 6321 koordinerer indsatsen - evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
• Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.

I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen: nærmeste leder (områdeleder/skoleleder/N4-leder) informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Kommunikation

Se afsnit om ’Alarmering’

Den stedlige leder eller Christian Oxbøll

• varetager informeringen af og formidlingen til medarbejdere og forældre.
• varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Bemanding og udstyr

Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, - fx ved behov for udførelse af flere ’manuelle’ opgaver grundet manglende adgang til fagsystemer e.l.

Hvilket udstyr der skal anvendes til sikring af kritiske data besluttes lokalt og nedfældes i en lokal indsatsplan.

Kontaktoplysninger

Kontaktoplysninger på:

• Stedlige leder: Flemming Olesen, 7236 8155, fvo@holb.dk
• Områdeleder: Niels Christian Oxbøll, 7236 6321, nieox@holb.dk
• Kommunens IT-afdeling: 72 36 4377/ isikkerhed@holb.dk. Udenfor alm. arbejdstid: 72 36 1234.
• Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller: 72 36 20 62, kmoll@holb.dk
• Leder af Fagcenter for Læring og Trivsel, Lasse Sømmergaard: 72 36 36 73, lasso@holb.dk

Evt. andre opmærksomhedspunkter

Opbevaring af personfølsomme oplysninger i tilfælde af fysiske udskrifter mv., brug af harddisk, USB osv. [GDPR]

’ Dobbeltlås-princippet’. (fysiske dokumenter låses inde i et skab i et aflåst rum).

Opdatering/ændring

Opdateret af Lærke Christiansson den 12-10-2023